Intern projektakademi på BAE Systems Hägglunds

Project academy

I ett projektföretag står framgången och faller med att projektgrupper och de producerande enheterna i linjeorganisationen verkar effektivt tillsammans. Project academy blev namnet på de interna utbildningskoncept som sattes samman för att överbrygga kunskap och förståelse mellan de olika delarna i företaget.

 

Bakgrund

BAE Systems Hägglunds utvecklar och levererar några av världens mest ansedda stridsfordon och bandvagnar på en global marknad. Uppdragen innebär att både utveckla, anpassa och tillverka komplexa system för mycket krävande miljöer.

Idag blir dock tillverkningsserierna allt kortare vilket gör att det finns väldigt lite utrymme att göra fel och samtidigt färre tillfällen att standardisera arbetsmoment. Organisationen måste anpassa sig snabbt, hantera ändringar effektivt och driva ett effektivt samarbete med alla underleverantörer. Parallellt hanteras långa och krävande anbudsprocesser och en långsiktig eftermarknadsaffär med support och service.

För att klara den komplexa leveransen och vara fortsatt konkurrenskraftig har man valt att arbeta i en matrisorganisation vilket både har sina fördelar och utmaningar. Alla uppdrag drivs i projektform (projektorganisation) och samtidigt hanteras interna leveranserna (t.ex. inköp, utveckling och tillverkning) genom de olika linjeavsnitten.

Detta har medfört att projektgrupperna behöver öka sin kompetens kring hur linjeavsnitten fungerar, hur arbetsprocesserna ser ut och hur samverkan sker i gränslandet mellan linje/projekt.

 

Uppdraget

Eftersom en generell projektledarutbildning inte skulle vara lösningen på denna utmaning fick Green istället uppdraget att tillsammans med intern nyckelpersonal arbeta fram ett alternativt program. Lösningen blev ett internt utbildningspaket som varje projektgrupp gemensam ska gå igenom inför projektuppstart. Ett utbildningspaket som sedan förmedlas av representanter från respektive linjeavsnitt ur organisationen i ett program som över tid drivs av interna resurser (trainers). Förutom att skapa en tvärfunktionell kunskapsöverföring med en röd tråd skulle programmet även bidra till teambyggandet inom projektgrupperna.

 

Arbetsprocessen

Green ledde arbetet i utvecklingsprojektet tillsammans med representanter ur HR och delar ur företagsledningen som styrgrupp.

Inledningsvis utarbetades ett förslag i stort på ett 2-dagars utbildningspaket. I paketet ingick genomgångar av företagets affär, finansiella rapporteringskrav och projektmodell, följt av en röd tråd av prioriterade linjeprocesser kring bl.a. teknik, produktion och inköp. Varje pass skulle innehålla teorigenomgångar, applicering i projektgruppens vardag och diskussioner kring hur gruppen kan ta med och omsätta nyvunna kunskaper.

Därefter utsågs ansvariga representanter (interna trainers) för respektive utbildningspass och arbetet med framtagning av upplägg och utbildningsinnehåll inleddes. Här stöttade Green med pedagogiska modeller, utformning av material och konkreta tips inför genomförandet.

Slutligen testades konceptet i en pilotutbildning med en skarp projektgrupp. Här utvärderades både programmet som helhet, de olika utbildningspassens innehåll och trainers leveranser.

Utbildningen finjusterades, föredrogs återigen för styrgrupp och slutligen utformades en plan för hur denna projektakademi ska drivas i fortsättningen.

 

Resultat

Idag genomförs utbildningspaketet rutinmässigt för alla nystartade projektgrupper inom företaget och ibland även med mogna projektgrupper som kliver in i en ny projektfas eller omorganiseras.

Här får de nya kunskaper kring arbetsprocesser, ökad förståelse för linjeavsnittens verklighet, ansvar och gemensamma arbetssätt. För de mer erfarna projektmedarbetarna fungerar konceptet även som nyttig repetition och för att skapa samsyn kring gemensamma arbetssätt. Man har kunnat förtydliga sina olika roller i projektet, utveckla sina interna samarbeten och dessutom generera fler förbättringsförslag.

Eftersom varje utbildningspass leds av interna experter (processägare) finns även möjlighet att ställa fördjupande frågor och få snabba avdömningar när oklarheter uppstår. Det har även blivit mer naturligt att ta kontakt med varandra vid uppkomna problem vardagen när relationen finns etablerad. De trainers som håller i de olika utbildningspassen växer i sina roller och har fått en utmärkt arena att kunna föra ut sina budskap och riktlinjer.

Programmets olika moduler kan även brytas ut och användas för kortare utbildningar med andra målgrupper för att öka kunskap och förståelse mellan olika avsnitt i verksamheten.

Detta initiativ är ett konkret exempel på hur man kan bygga en lärande organisation.